參加展會時必備的展臺準備工作

　　展臺人員訓練
　　為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養合作及集體精神。
　　展臺人員培訓工作應當列入展出工作計劃，成為一項正常工作。如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展臺人員后即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。
　　培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展臺工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分，安排如下：
　　情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
　　工作安排：向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的;布置展臺工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及后續工作等，進行分工，提出要求;管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等;行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、準備貨源、準備產品資料、準備貿易條款等。
　　技術訓練：主要訓練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展臺技巧培訓?？梢允褂媚M方式并應準備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展臺人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
　　市場調研
　　在選擇展覽會和選擇展出產品之前，展出者已做了市場調。調研圍繞所展示的產品和圍繞成交開展，調研內容包括市場、運輸、包裝、保險、稅則、匯率、折扣等。每個市場都有其特點，透徹地了解和充分準備有助于展出成功，有助于成交。
　　需要了解的市場情況包括：市場規模、消費量、進口量、消費值、進口值、產品來源、消費增長率、消費地理分布、有關法則、市場潛力和發展趨勢、市場障礙等。如果市場對某產品有貿易的和非貿易的壁壘，再展出這類產品就要慎重考慮，除非有長遠打算，否則展出就沒有太大意義了。另外要了解關稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以及市場劃分等狀況。
　　還要了解產品情況，產品必須符合市場要求。為此，必須了解產品的質量、顏色、風格、尺寸、外觀、設計、性能、技術規格、貿易標準，以及運輸包裝、消費包裝、保護要求、說明要求等。如果按市場要求專門為展出更改產品、包裝困難，展出者也應該知道市場要求，并能向客戶解釋說明，只要有訂貨，可以按市場要求和客戶要求提供產品。
　　展出者必須了解競爭情況，以便知道與誰競爭，作好價格等各方面的準備，需要了解的競爭情況還包括其他供應商，包括外國和當地供應商的名稱、供應量、市場占有率、優勢及弱勢、商標及專利問題、市場主導產品的特性、市場主導公司成功的原因、各供應商市場增減情況、市場價格等。
　　了解銷售渠道也是市場調研的一個重要內容。首先要了解銷售整體情況，包括銷售體系、正常的銷售渠道和環節、不同渠道的相對重要性及優劣勢、各環節各渠道的定貨數量、交貨期要求、銷售條件、價格中加價幅度、售后服務要求等。其次是確定目標商人，即確定可能的主要買主：是進出口商、制造商、批發商經銷商或是零售商。
　　展出者還必須了解運輸條件，包括當地市場的運輸業狀況、運輸路線、運輸方式、運輸價格，以便計算、決定產品報價中的運輸成本、運輸時間及成交合同中的運輸條款。
　　調研的具體內容可以根據展出和成交需要定。如果展出者有條件，可以自己做調研，如果沒有條件，可以委托展出地的咨詢公司、市場調研公司。
　　成交準備
　　成交準備主要有三方面：產品、條款、資料。根據展出者的生產能力和財政實力并估計客戶可能的要求，決定產品的可供品種、數量、規格、性能以及可以做出的改進和交貨時間等，也就是準備貨源和貨單。根據市場調研結果決定條款，包裝條款、交貨條款、運輸條款、付款條款等，作為洽談、簽約的基本條件。根據談判和簽約需要，準備樣品、編印公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格表、合同等。樣品要與實際供貨的產品一致，好于或差于實際產品都會有麻煩。公司介紹內容包括公司名稱、公司地址、資金、年營業額、營業范圍、職工人數等，公司介紹的目的是讓客戶了解展出者。產品目錄是各種產品的綜合介紹。產品介紹一種或一個系列的產品介紹，內容可以詳細一些，包括各種技術規格等。展臺資料質量要好，數量要充分。要使用當地文字、貨幣單位和計量單位，讓客戶了解自己與自己了解客戶同樣重要。
　　產品知識
　　所有展臺人員都必須熟悉產品知識，包括規格、功能、特點、作用、使用方法等。美國貿易展覽局曾做過一項調查，其中一條是參觀者認為展臺人員應具備的知識，調查結果顯示94%以上的參觀者認為產品知識是展臺人員應具備的最重要的知識。
　　展臺人員掌握產品知識是為了促進銷售。展臺人員如果對產品不熟悉，不僅不能全面介紹產品，還可能會給參觀者留下展出公司檔次不高的感覺。因此要在展出之前充分掌握產品知識。如果可能還應掌握操作示范技巧。如果產品復雜，展臺人員就必須熟悉說明資料，在需要時，能迅速查找答案?？傊?，展臺人員應當可以直接地或間接地回答客戶的所有問題。